Información dispersa
Carpetas, copias, hojas perdidas y falta de espacio.
CASO REAL · EXPEDIENTES Y CONTROL ECONÓMICO · IDENTIDAD PROTEGIDA
+12.000 expedientes. Una única operación bajo control.
Una empresa española especializada en gestión y recuperación de deuda sustituyó una oficina desbordada por expedientes físicos por una plataforma que controla gestores, documentos, actuaciones, cobros, liquidaciones y facturación.
Alto volumen
económico bajo control
+12.000
de expedientes digitalizados
Cientos de miles
de actuaciones registradas
Visibilidad integral
de gestores, tareas y expedientes
Menos carga
operativa y administrativa
Años
en producción
Las cifras son referencias redondeadas para acreditar la escala sin revelar volúmenes exactos, importes, fechas ni datos internos del cliente.
El problema inicial
La oportunidad: convertir miles de carpetas en una operación centralizada.
La operación dependía de carpetas y documentos físicos acumulados en mesas, armarios y zonas de paso.
Los expedientes se duplicaban, extraviaban o deterioraban. Algunos salían con los gestores y no regresaban completos. Una llamada de cliente iniciaba una búsqueda entre copias y documentos dispersos.
La dirección disponía de una visión parcial de la operación y necesitaba centralizar el seguimiento.
Gestión opaca
Difícil conocer estado, responsable y tareas realizadas.
Control económico
Pagos directos, honorarios y liquidaciones difíciles de verificar.
La transformación
Cada expediente dejó de ser una carpeta y pasó a ser un proceso trazable.
Implantamos una plataforma web centralizada para gestionar el ciclo completo.
Primero se registraron los casos nuevos. Después, al comprobar la mejora, se incorporaron los expedientes anteriores que seguían activos. Administración, comerciales, gestores y clientes pasaron a trabajar sobre una única fuente de información.
Alta
Cliente, impago, expediente, deudor y documentación.
Gestión
Asignación, actuaciones públicas o privadas y actualización del estado.
Control económico
Pagos, quitas, acuerdos, autorización administrativa y conciliación bancaria.
Cierre
Honorarios, liquidaciones, cierre del expediente y facturación de la gestión.
Protegemos las capturas completas porque incluso una pantalla anonimizada puede revelar volúmenes, estructura económica o patrones internos. La demostración detallada se realiza en un entorno seguro.
Cada usuario ve y controla lo que le corresponde.
Administrador
Acceso global, asignaciones, verificación de cobros, liquidaciones, facturación, informes y correcciones elevadas.
Comercial
Clientes, contratos, cartera, expedientes autorizados, honorarios y liquidaciones.
Gestor
Expedientes asignados, actuaciones, documentación, estados, pagos e informes.
Cliente
Sus expedientes, estados, actuaciones públicas, documentación autorizada e historial compartido.
Documentación
Cada documento disponible dentro de su expediente.
Contratos, facturas, comunicaciones, justificantes e informes quedan vinculados al caso y accesibles según permisos.
- Una única versión del expediente.
- Acceso remoto e historial centralizado.
- Continuidad cuando cambia el gestor.
- Información disponible durante llamadas con clientes.
Públicas para informar. Privadas para trabajar.
El cliente consulta la evolución sin exponer notas internas, estrategia o comunicaciones reservadas.
Cada cobro detectado, verificado y vinculado a su expediente.
Los pagos directos al acreedor también se registran y verifican. Ningún cobro debe quedar fuera del sistema aunque el dinero no pase por la empresa gestora.
Verificación
Cada pago pasa por un flujo claro de verificación.
El gestor comunica un cobro o acuerdo; administración revisa la información, verifica la entrada bancaria cuando corresponde y autoriza o rechaza.
El flujo distingue pagos comunicados, transferencias verificadas, quitas autorizadas, pagos directos, conciliaciones pendientes y movimientos corregidos.
Honorarios y liquidaciones
La recuperación y la facturación quedan conectadas.
El sistema muestra honorarios devengados, cantidades pendientes de liquidar y diferencias por cliente o comercial, siempre vinculadas a sus expedientes.
Muestra qué debe facturarse, qué debe liquidarse y dónde existe una diferencia pendiente.
Control y trazabilidad
De una visión parcial al control integral de la operación.
La plataforma reúne expedientes, responsables, documentos, actuaciones y movimientos económicos en una única fuente de información.
La dirección puede supervisar la actividad y cada usuario accede únicamente a lo que necesita para trabajar.
Información centralizada
Cada expediente conserva su documentación, historial y responsable.
Control económico
Cobros, verificaciones, honorarios y liquidaciones quedan conectados.
Menos carga operativa
El equipo dedica menos esfuerzo a buscar, conciliar y reconstruir información.
No se publican porcentajes, series, importes ni volúmenes exactos para preservar la confidencialidad del cliente.
Fiabilidad
Años de continuidad en producción.
La plataforma mantiene una continuidad operativa prolongada y un historial controlado de las correcciones administrativas.
El uso ordinario aplica borrado restringido. Las correcciones requieren permisos administrativos y mantienen historial, trazabilidad y control.
“El programa es una maravilla para la gestión.”
Valor empresarial
El software se convirtió en el sistema de control del negocio.
Cada expediente tiene responsable, historial, documentación, actuaciones, cobros, verificaciones, honorarios y liquidaciones.
Si una empresa no sabe dónde está un expediente, quién lo gestiona o qué debe facturar, no tiene un problema informático. Tiene un problema de control empresarial.
La inversión depende del alcance, usuarios, documentación, reglas económicas, integraciones, permisos y responsabilidad operativa.
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